Oppsett

Sett opp organisasjonen slik dere ønsker å ha det!

Dette lurer mange på

For å sette opp en innsamlingskampanje der dere kan selge digitale skrapelodd må organisajonen logge seg inn på styreportalen.no og gå inn på "Moduler --> Digital dugnad".

Hvis din organisajon ønsker å være med send oss en epost på post@styreportalen.no.
Når innsamlingskampanjen er avsluttet vil pengene som er samlett inn bli utbetalt innen 10 dager.
Innsamlingskampanjen varer i 14 dager.
Prisen på et skrapeloddene er 50,- kr pr lodd.
Hvert lodd koster 50,- kr.
Av dette går 33,- kr til organisasjonen.
Resterende går til å dekke transaksjonsavgift, premier, logistikk, frakt, administrasjon, drift av tjenesten og videre utvikling.
Ja, det kan du.
Dette gjøres via styreportalen.no under fanen "Moduler --> Digital dugnad".
Styreportalen skaffer alle gevinstene.
Organisajsonen som setter opp innsamlingskampanjen trenger ikke å tenke på dette i det hele tatt.
Vi velger ut premier som passer godt for din organisasjon.
De som vinner har mange gevinster de kan velge i mellom.

Organisasjon

Under fanen "Oppsett --> Organisasjon" kan man se og redigere den generell-infoen og kontakt-infoen til deres organisasjon.

For å redigere denne infoen trykk på den blå knappen merket med en blyant i øvre høyre hjørnet.
I fanen "Oppsett --> Organisasjon" finner man også organisasjons innstillinger.
Disse finnes i boksen merket "Innstillinger" under organisasjons-info.
Dette er innstillinger som påvirket flere deler av Styreportalen på en gang.

Man kan skru av/på disse innstillingene ved å huke av/fjerne avhukingen i sjekkboksen.

Bruker avdelinger:
I Styreportalen er det to hovedmåter man kan dele opp medlemmer; bare i grupper, eller både i avdelinger og grupper .
Det er innstillingen "Bruker avdelinger" som bestemmer hvilken av disse to deres organisasjon bruker. Om den er skrud på så vil medlemmer deles inn i både avdelinger og grupper, og hvis den er skrud av deles medlemmer bare i grupper.

  • Ikke bruk avdelinger (bare grupper): Medlemmer deles inn i forskjellige grupper. Disse gruppene settes opp via "Oppsett --> Grupper".
    Eksempel: Et korps kan deles inn i forskjellige grupper basert på hvilken instrument medlemmet spiller.

  • Bruker avdelinger (både avdelinger og grupper): Medlemmer deles først opp i forskjellige avdelinger. Deretter deles avdelingene opp i forskjellige grupper. Vi anbefaler først å sette opp avdelinger under "Oppsett --> Avdelinger", deretter sette opp tilhørende grupper under "Oppsett --> Grupper".
    Eksempel: Et korps kan først deles opp i avdelinger som Junior, Aspirant, Senior, etc., og disse avdelingene kan igjen deles inn i grupper baser på instrumenter.

Medlemmer kan ha foresatte:
I Styreportalen er det mulig å registrere foresatte knyttet til medlemmer. Foresatte, i motsetning til andre personer, må ikke ha et medlemskap i deres organisasjon for å registreres.
Det er også mulig å registrere et medlem som foresatt til et annet medlem, men det er ikke et krav at foresatte skal ha et medlemskap.

Denne innstillingen skrur av og på bruken av foresatte. Hvis den er skrud på vil man se en egen liste med foresatte under "Personer", og man kan knytte foresatte til en person via deres profil eller når man legger den inn så et medlem.

Medlemskapstyper

OBS: For organisasjoner tilknyttet et forbund eller en sentral/paraply-organisasjon vil medlemskapstyper bli satt opp av forbundet/sentral-organisasjonen. Om du leiter etter måter å dele opp eller strukturere medlemmer anbefaler vi å bruke avdelinger og/eller grupper.

I Styreportalen må ikke alle medlemmer ha samme type medlemskap. Det er under "Oppsett --> Medlemskapstyper" du kan opprette og redigere de forskjellige medlemskapene i deres organisasjon.

For å opprette en ny medlemskapstype trykk på den grønn knappen merker "Opprett ny medlemskapstype" i øvre venstre hjørnet.
Når du trykke på "Opprett ny medlemskapstype" vil du få opp en dialog som lar deg opprette en ny type medlemskap.
Fyll ut feltene har og trykk deretter "Lagre".

Tittel: Det er navnet på den medlemskapstypen du skal opprette.

Kategori: I Styreportalen har vi to typer medlemskap, "Medlem"-medlemskap og "Andre personer"-medlemskap.
  • "Medlem": Dette er den vanlige typen medlemskap. Personer med medlemskap av denne typen vil vises i listen "Personer --> Medlemmer", og personer av denne typen medlemskap kan deles opp i grupper og avdelinger. 
  • "Andre personer": Dette er en kategori tiltenkt mer særegne medlemskap, eksempel for styret eller æresmedlemmer. Personer med medlemskap av denne typen vil ikke kunne deles opp i grupper og avdelinger, og disse personene vil vises i listen "Personer --> Andre personer".
OBS: For organisasjoner tilknyttet et forbund eller en sentral/paraply-organisasjon vil medlemskapstyper bli satt opp av forbundet/sentral-organisasjonen. Om du leiter etter måter å dele opp eller strukturere medlemmer anbefaler vi å bruke avdelinger og/eller grupper.

Du kan redigere en eksisterende medlemskapstype. Dette gjøres ved først å huke av i boksen foran tittelen til medlemskapstypen, og deretter trykke på blyanten i øvre høyre hjørnet.

Grupper

Grupper er hoved måten man deler dele opp medlemmer i organisasjonen. En god gruppe-inndeling gjør det enklere å sende info, opprette aktiviteter, gi tilganger, etc. til de riktige personene.

OBS: Om organisasjonen deres bruker avdelinger vil grupper være underlagt en avdeling. Se "Hva er forskjellen på en gruppe og en avdeling?" under.

Du kan opprette en ny gruppe ved å trykke på den grønne pluss knappen.
Når du trykke på pluss-knappen vil du få opp en dialog som lar deg opprette en ny gruppe.
Fylle her ut feltene og trykk "Lagre" for å opprette gruppen.

Navn: Her fyller du inn navnet på den gruppen du ønsker å opprette.

Beskrivelse: Her kan du legge inn en beskrivelse eller mer info om gruppen

Avdeling: Hvis deres organisasjon bruke avdelinger må du her velge hvilken avdeling denne gruppen skal være en underinndeling av.

Aktiv: Her velger du om gruppen skal være aktiv eller ikke. En gruppe som ikke er aktiv vil bli skjult i lister, tabeller og under oppretning/redigering av personer. Grupper som ikke lengre er i bruk anbefaler vi å sette til ikke å være aktive. Det er også mulig å sette grupper til ikke å være aktiv om de skal skjules og ikke være i bruk i en periode. 
Du kan redigere en eksisterende gruppe ved å trykke på den blå knappen til høyre for gruppens navn. Det vil da vises en dialog som lar deg endre info om gruppen.

Om det er grupper som dere ikke bruker lengre så anbefaler vi å sette dem til ikke å lengre være aktiv.
Det er ikke mulig å endre hvilken avdeling en gruppe er knyttet.

Avdelinger

Grupper og avdelinger er begge måter man kan dele inn medlemmer på, men de er litt forskjellige.

I Styreportalen er kan man dele opp medlemmer; bare i grupper, eller både i avdelinger og grupper.

Ikke bruk avdelinger (bare grupper): Medlemmer deles inn i forskjellige grupper. Disse gruppene settes opp via "Oppsett --> Grupper".
Eksempel: Et korps kan deles inn i forskjellige grupper basert på hvilken instrument medlemmet spiller.

Bruker avdelinger (både avdelinger og grupper): Medlemmer deles først opp i forskjellige avdelinger. Deretter deles avdelingene opp i forskjellige grupper. Vi anbefaler først å sette opp avdelinger under "Oppsett --> Avdelinger", deretter sette opp tilhørende grupper under "Oppsett --> Grupper".
Eksempel: Et korps kan først deles opp i avdelinger som Junior, Aspirant, Senior, etc., og disse avdelingene kan igjen deles inn i grupper baser på instrumenter.

Det er innstillingen "Bruker avdelinger" som bestemmer om avdelinger brukes. Om den er skrud på vil medlemmer deles inn i både avdelinger og grupper, og hvis den er skrud av vil medlemmer bare deles inn i grupper.
Du kan endre på innstillingen "Bruk avdelinger" enten under "Oppsett --> Avdelinger"(vist under) eller under "Oppsett --> Organisasjon"(Se "Hvordan endre organisasjons-innstillinger?").
Avdelinger sammen med grupper er hovedmåten man kan dele opp medlemmene i deres organisasjon. Grupper kan knyttes til en avdeling. Dette gjør det enklere å sende info til, opprette arrangementer for, etc. til flere grupper av gangen.

Du oppretter en avdeling ved å trykke på den grønne knappen med et "+"-ikon i øvre høyre hjørnet.
Når du har trykket på pluss-knappen vil du få opp en dialog som lar deg opprette en ny avdeling.
Fyll ut feltene og så trykke "Lagre" for å opprette avdelingen.

Navn: Her skriver du inn navnet til den avdelingen du skal opprette.

Aktiv: Her velger du om avdelingen skal være aktiv eller ikke. En avdeling som ikke er aktiv vil være skjult i lister, tabeller og under oppretning/redigering av personer. Avdelinger som ikke lengre er i bruk anbefaler vi å sette til ikke å være aktive. Det er også mulig å sette avdelinger til ikke å være aktiv om de skal skjules og ikke være i bruk i en periode.
Du kan redigere en eksisterende avdeling ved å trykke på den blå blyanten i øvre høyre hjørnet av boksen for den avdelingen du vil redigere. Det vil da vises en dialog som lar deg endre info om avdelingen.

Hvis det er avdelinger som ikke er i bruk lengre så anbefaler vi å sette dem til ikke å lengre være aktiv.

Administrer roller

Roller er egne verv eller funksjoner som bestemte personer i deres organisasjon kan ha. Det er også rollen til en person som bestemmer om personen får logge inn i Styreportalen og hva den personen får tilgang til. Personer med en rolle som gir tilganger vil kunne logge inn i Styreportalen og se/redigere det innholdet de har tilgang til.

Spesifikke roller og verv kan opprettes og redigeres under "Oppsett --> Administrer roller". Man har to typer roller, "Styre"-roller og "Andre"-roller. "Styre"-roller er roller innad i styret, mens "Andre"-roller ikke er med i styret.
Du kan tilegne personer i disse rollene under "Oppsett --> Rolletildeling". En person kan flere rolle, og flere personer kan ha en og samme rolle.

Man kan opprette en rolle ved å trykke på det grønne "+"-knappen i øvre høyre hjørnet.
Du vil nå få opp en dialog der man kan fylle ut info om rollen som skal opprettes.

Tittel: Her fyller du ut navnet på den rollen som du ønsker å opprette.

Beskrivelse: I dette feltet kan man legge inn mer info og detaljer om rollen.

Velg rolletype: Her velger du om rollen skal være en "Styre"-rolle eller en "Andre"-rolle. "Styret"-roller gir personer tilgang til "Styrearbeid" og andre tilganger tiltenkt styret eller administratorer i organisasjonen. Andre roller ikke vil ha disse tilgangene.

Sett tilganger: Under sett tilganger vil du se en liste med de forskjellige tilgangen i Styreportalen og aktive moduler. Huk av i boksen foran navnet til en tilgang for at personer med denne rollen skal få den tilgangen.

Skjul rolle i Tutti: I Tutti-appen er det mulig for medlemmer å se og kontakte personer som har en rolle. Hvis man ikke ønsker at denne rollen og personer i rollen skal være synlig i Tutti så kan man huk av i denne sjekkboksen.

Når alle felter er fylt ut trykk "Lagre" for å opprette rollen.
Det er mulig å rediger eksiterende roller. Hvis man redigerer tilgangen til en rolle vil dette også endre tilgangene til personer i den rolle.

Du redigere en rolle ved å trykke den blå knappen merket "Endre" under tilgangene til en rolle.
Når du trykker denne knappen vil du få opp en dialog som lar deg endre på rollen. Se "Hvordan opprette en rolle?" for mer info om roller og tilganger.
Hvis det er roller i deres organisasjon som ikke brukes lengre er det mulig å slette denne rolle.
Før en rolle kan slettes så kan det ikke være noen personer som er tildelt denne rollen. Altså må man først fjerne alle personer som er lagt inn i denne rollen, se "Hvordan fjerne en person fra en rolle?" for info om hvordan fjerne en person fra en rolle.

Når det ikke er personer knyttet til rolle kan den slettes ved at man først trykke på "Endre" under rollen du ønsker å slette.
Deretter trykker du på den røde knappen med et søppelspann i nedre venstre hjørnet.
Om ikke alle personer er fjernet fra rollen vil det ikke være mulig å trykke på denne knappen.
I Styreportalen er det en del forskjellig tilganger som kan knyttes til en rolle. Tilganger vil påvirke hva personen ser og kan gjøre i Styreportalen, Tutti og tilhørende apper og tjenester:

Personer
Denne tilgangen gir brukeren mulighet til å se og redigere i deres medlemsregister. Dette inkluderer å opprette nye personer og å redigere/avslutte medlemskap. Tilgangen påvirker også muligheten til å se eller endre personer i appene.

Kalender
Dette er tilgangen knyttet til kalenderen og deres aktiviteter. Denne tilgangen lar en person se, opprette og redigere aktiviteter for deres organisasjon. Personer med denne tilgangen får også mulighet til å føre fravær og oppmøte på deres aktiviteter. 

Meldingssenter
Med denne tilgangen får man mulighet til å sende ut innlegg, eposter og SMS-er til personer i deres organisasjon. 

Oppsett
Dette er tilgangen som lar personer få tilgang til menyen oppsett og tilhørende under-menyer.
Med denne tilgangen kan en person redigere roller og tilhørende tilganger, så denne tilgangen gir personer indirekte tilgang til alt i hele Styreportalen.
Vi anbefaler bare å gi denne tilgangen til leder, administrator, data-ansvarlig, etc.

Prosjekter
Lar en personer opprette, redigere og slette prosjekter. 

Eiendeler
Dette er tilgangen som gir en person full tilgang til deres eiendelsregister.
Om organisasjonen har "Eiendelsutvidelsen" vil denne tilgangen også bestemme hvem som får tilgang til Eiendel-appen.



Litt spesielle tilganger:
Dette er tilganger som er spesifikt knyttet til noen bestemte roller.

Styrearbeid
Denne tilgangen er reservert for roller som er medlem av styret. Altså vil alle "Styre"-roller ha denne tilgangen, mens "Andre"-roller ikke vil ha det.
Med denne tilgangen kan man lage og redigere styre-møter og man får tilgang til styret sitt filarkiv.
Personer med denne tilgangen vil også få tilgang til "Markedsplass" der man kan bestille og avbestille moduler til Styreportalen.
     NB: For noen organisasjoner tilknyttet forbund eller sentral-organisasjoner, kontrollerer denne tilgangen også tilgang til "Søknader og rapporter". Altså muligheten for å sende søknader og rapporter inn til forbund/sentral-organisasjon.

Komitéarbeid
Denne tilgangen vil alle roller tilknyttet en komité få. Tilgangen gir personer muligheten til å gå inn i komité-rommet til sin komité, lar dem lage og redigere møter, og gir dem mulighet til å bruker komitéens filarkiv.

Komitéarbeid - Oppsett
Denne tilgangen gir en person mulighet til å lage, redigere og slette kotitéer under fanen "Oppsett --> Komitéoppsett".
Personen får ikke tilgang til komitérom, møter eller filer tilknyttet noen komitéer.



Tilganger tilknyttet moduler:
Flere av modulene i Styreportalen kommer med sine egne tilganger som bestemmer hvilken personer som kan bruke dem.

Notearkiv - Lese
Med denne tilgang vil en person få mulighet til å se, lese og laste ned notesett i deres notearkiv.
Personen får ikke tilgang til å legge til, redigere eller slette noter.

Notearkiv - Administrere
Denne tilgangen gir en person full tilgang i deres notearkiv. De kan lese, laste opp, redigere og slette noter.

Økonomi Visma / Økonomi Fiken
Disse tilgangene gir personer tilgang til å sette opp integrasjonen mellom Styreportalen og Fiken eller Visam eAccounting. Personer får også tilgang til å sette opp og redigere kontingenter i Styreportalen.  

Nettside
Denne tilgangen gir en person tilgang til å se "Moduler --> Nettside" menyen i Styreportalen. I tillegg vil personen få mulighetene til å opprette, redigere og slette innlegg som skal publiseres til nettsiden.
"Nettside" tilgangen gir ikke tilgang til bygge-verktøyet for nettsiden.

Nettside - Administrator
Denne tilgangen er en person full mulighet til å redigere deres nettside via bygge-verktøyet for deres nettside.
Trykk på knappen "Gå til redigering" under "Moduler --> Nettside" for å gå til bygge-verktøyet.

Billettsalg - Billett.no
Med denne tilgangen får en person full tilgang til Billett.no rett fra Styreportalen. Man kan opprettet arrangementer, selge billetter og mer. 

Digital dugnad
Gir en person tilgang til å opprette og redigere innsamlinger via Digital Dugnad

Rolletildeling

Roller er egne verv eller funksjoner som bestemte personer i deres organisasjon kan ha. Det er også rollen til en person som bestemmer om personen får logge inn i Styreportalen og hva den personen får tilgang til. Personer med en rolle som gir tilganger vil kunne logge inn i Styreportalen og se/redigere det innholdet de har tilgang til.

Spesifikke roller og verv kan opprettes og redigeres under "Oppsett --> Administrer roller". Man har to typer roller, "Styre"-roller og "Andre"-roller. "Styre"-roller er roller innad i styret, mens "Andre"-roller ikke er med i styret.
Du kan tilegne personer i disse rollene under "Oppsett --> Rolletildeling". En person kan flere rolle, og flere personer kan ha en og samme rolle.

For å legge til en person i en rolle trykk på knappen "Legg til person" under rollen du ønsker å legge til en person i.
Når du trykker på "Legg til person" vil du få opp en dialog.
I feltet merket "Velg person" kan du søke etter navnet på personen du ønsker å legge inn i rollen. Når du finner riktig person trykk på navnet.
Tilslutt trykk "Legg til" for å legge personen inn i rollen.
Du kan slette en person som er lagt til en rolle. Dette vil gjøre at personen mister tilganger knyttet til den rollen, med mindre de har en annen rolle som gir samme tilganger. Om en person skal flyttes til en ny rolle anbefaler vi å først legge dem inn i den nye rollen før de fjernes fra den gamle.

For å fjerne en person fra en rolle trykk først på de tre prikkene bak navnet til personen.
Når du har trykket på de tre prikkene bak personens navn, trykk så på "Fjern person".
Du vil deretter få opp en varsel om at personen vil kunne miste tilganger som er knyttet til denne rollen. Om du er sikker på at personen skal fjernes fra rollen trykk "Fjern person fra rolle".

Fant du ikke svar på det du lurte på?

Spør om hjelp! Vi er klar til å svare på dine spørsmål.
Søk
Driftes av Styreportalen AS