Personer

Medlemmer, foresatte og andre personer

Dette lurer mange på

For å legge til en ny person trykk på den grønne "+"-knappen i øvre høyre hjørnet av listen "Personer --> Medlemmer":
I listene under "Personer" kan dere se tidligere/sluttede medlemmer. Disse vises ikke normalt, men man kan skru på visning av dem:

Trykk på "haken" i øvre høyre hjørnet av listen. Du ser nå sluttede personer i listen. Disse vil at "Status" satt til sluttet:
Når du trykker på menyvalget "Personer" i Styreportalen får du opp disse valgene; "Medlemmer", "Foresatte" og "Andre personer". Dette er forskjellige lister med personer:

  • Medlemmer: Dette er listen over alle medlemmer i deres organisasjon. Både aktive og tidligere/sluttede medlemmer finner med under denne listen. Så lenge personen har et medlemskap av typen "Medlem" vil personen vises her.

  • Foresatte: Her vises alle foresatte i deres organisasjon. Personer vil vises på flere lister, eks. om de har et eget medlemskap i tillegg til å være foresatt, men det er ikke sikkert at alle personer på denne liste har et medlemskap.

  • Andre personer: Dette er en liste over personer med medlemskap som ikke er av typen "Medlem". Vi anbefaler å bruke "Medlem"-listen til de fleste personer med medlemskap, men om deres organisasjon har en egen type medlemskap for styret, instruktører, etc. så kan disse legges på denne listen.
    "Andre personer"-listen kan også brukes til å registrere eksterne personer som ikke er et medlem.
For å få tilgang til Styreportalen eller Tutti må man først legge til personen og gi dem et medlemskap i deres organisasjon.

Når en person har fått et medlemskap kan man gi dem tilgang til Styreportalen ved å gi dem en rolle/verv under "Oppsett --> Rolletildeling".

Tilgang til Tutti kan gis en person fra valget "Oppsett --> Tilgang Tutti".
Finn først personen du ønsker å redigere i en av listene under meny-valget "Personer". Trykk deretter på navnet til personen for å få opp flere detaljer om personen.

For å redigere medlemskapet til personen trykke på den blå knappen i øvre høyre hjørnet av boksen merket medlemskap.(Om man ønsker å bytte typen medlemskap en person har, så må man trykke "Konverter medlemskap".) 
Finn først personen du ønsker å redigere i en av listene under meny-valget "Personer". Trykk deretter på navnet til personen for å få opp flere detaljer om personen.

Man kan redigere personalia og kontakt-info til personen ved å trykke på den blå knappen med en blyant i øvre høyre hjørnet.
Personer er selve medlemsregister-delen av Styreportalen. Det er under denne fanen du legger til personer, redigere info på personer, gir dem medlemskap, m.m.
Når du trykker på menyvalget "Personer" i Styreportalen får du opp disse valgene; "Medlemmer", "Foresatte" og "Andre personer". Dette er forskjellige lister med personer:

  • Medlemmer: Dette er listen over alle medlemmer i deres organisasjon. Både aktive og tidligere/sluttede medlemmer finner med under denne listen. Så lenge personen har et medlemskap av typen "Medlem" vil personen vises her.

  • Foresatte: Her vises alle foresatte i deres organisasjon. Personer vil vises på flere lister, eks. om de har et eget medlemskap i tillegg til å være foresatt til en person, men det er ikke sikkert at alle personer på denne liste har et medlemskap.

  • Andre personer: Dette er en liste over personer med medlemskap som ikke er av typen "Medlem". Vi anbefaler å bruke "Medlem"-listen til de fleste personer med medlemskap, men om deres organisasjon har en egen type medlemskap for styret, instruktører, etc. så kan disse legges på denne listen.
    "Andre personer"-listen kan også brukes til å registrere eksterne personer som ikke er et medlem og ikke er en foresatt.
En oversikt over person-listene
  1. I dette feltet kan du søke etter det eller de personene du leiter etter. Du kan søke etter info i alle felt og kolonner som nåværende er vist i tabellen.

  2. Du kan se mer info om et medlem ved å trykke på navnet til en person i denne listen.

  3. Listen kan sorteres på en bestemt kolonne ved å trykke på navnet (header) til den kolonnen.

  4. Du legger til en ny person i deres organisasjon ved å trykke på grønn "+"-knapp i øvre høyre hjørnet av tabellen.



  5. Søk: Trykk her for å vise eller skjule søkefeltet til listen.

  6. Kolonner: Her kan du skru av og på hvilken info du har lyst til å vise i medlemslisten.

  7. Filter: Skru av og på filtrering av av listen på bestemte verdier.

  8. Sluttede/tidligere medlemmer: Vis eller skjul sluttede/tidligere personer fra listen. Disse vil vises med status satt til "Sluttet" i listen.

  9. Fileksport: Trykk her for å laste ned/eksportere listen. Listen vil bli eksportert med aktive søk, filtrering og kolonner, så husk å skru av/på ønsket info.

  10. Egendefinerte-felt: Trykk her for å redigere egendefinerte-felt.
For å legge til en ny person trykk på den grønne "+"-knappen i øvre høyre hjørnet av listen "Personer --> Medlemmer":


Steg 1 - Personalia:
Vi anbefaler først å sjekke om personen allerede er blitt opprettet. Dette kan skje hvis personen tidligere har vært medlem i deres organisasjonen, eller hvis deres organisasjon er koblet opp mot et forbund eller en paraply-/sentral-organisasjon.

Skriv inn personens navn, epost, mobilnummer eller medlemsnummer i søkefelt og trykk "Søk". Om du ser riktig person i listen under trykk på "Velg"-knappen het til høyre.
Om du ikke finner riktig person ved å søke, så trykk "Opprett ny person" nede i høyre hjørnet.
Du vil da få opp et skjema der du fyller ut personalia og annen info om personen. Obligatorisk info er merket med en stjerne(*).

NB: Vi anbefaler sterkt å bare legge inn personens eget mobilnummer og egen e-post, eller la disse feltene stå tomme. Om personen har en foresatt kan deres info legges inn i "Steg 3 - Foresatte".

Når info er fylt ut trykk "Gå videre" nede til høyre.


Steg 2 - Medlemskap:
Velg først hvilken medlemskapstype personen sitt medlemskap skal være.
Deretter fyll ut info om det spesifikke medlemskapet, eksempel avdeling, gruppe og registreringsdato.
Trykk "Neste" i nedre høyre hjørnet for å gå til neste steg.


Steg 3 - Foresatte:
I dette steget kan du legge inn foresatte til personen. Om dere ikke ønsker å lege inn foresatte trykk "Gå videre uten foresatte" i nedre høyre hjørnet.
(Det er også mulig å legge til foresatte etter personen er lagt inn.)

Vi anbefaler at du først søker etter navn, epost eller mobilnummer til den foresatte, siden de kan allerede være blitt lagt inn i organisasjonen.
Om du finner riktig foresatt trykk "Velg" knappen til høyre.
Hvis ikke riktig foresatt vises kan du opprette en ny ved å trykke "Opprett ny foresatt" nede til høyre.

Når en foresatt er valgt/opprettet vises de i listen nederst. Trykk "Gå videre" nede til høyre når foresatte er blitt lagt til.


Steg 4 - Oppsummering:
Her får du oppe en oversikt over personalia, medlemskap og foresatte som du har lagt inn på personen.
Ta en dobbeltsjekk at alt er korrekt og trykk på knappen i nedre høyre hjørnet for å opprette personen og medlemskapet.
Finn først personen du ønsker å avslutte medlemskapet til i en av listene under meny-valget "Personer".
Trykk deretter på navnet til personen for å få opp detaljer.

Boksen nede til venstre viser medlemskapet til personen.
Du kan avslutte medlemskapet til personen ved å trykke den røde knappen merket "Avslutt medlemskap".
Du kan redigere både personalia, medlemskap, m.m.

Finn først personen du ønsker å redigere i en av listene under meny-valget "Personer".
Deretter trykk på navnet til personen for å få opp flere detaljer om personen.

Du kan får nå opp all info om en person, deres medlemskap og deres foresatte.
Man kan redigere personalia og kontakt-info til personen ved å trykke på den blå knappen med en blyant i øvre høyre hjørnet.

Det er også mulig å redigere medlemskapet til personen ved å trykke på den blå knappen i øvre høyre hjørnet av boksen merket medlemskap.
(Om man ønsker å bytte typen medlemskap en person har, så må man trykke "Konverter medlemskap".) 
I Styreportalen er det mulig å legge inn flere felter på personer i deres organisasjon enn de som inkluderes som standard.
Man kan opprette og redigere egendefinerte felter ved å gå inn på "Personer --> Medlemmer" og trykke på tannhjulet i øvre høyre hjørnet av medlemslisten.
Nå får du opp en liste over alle eksisterende egendefinerte felter. Du kan redigere et eksisterende felt ved å trykke på det i denne listen.
For å opprette et nytt felt trykke man på den grønne "+"-knappen i øvre høyre hjørnet.
Fyll så ut feltnavn, velg felttype og evt. legge inn alternativer. Husk å trykke "Lagre" etter at info er fylt ut.

Felttyper:
  • Tekst:
    Et felt der man fritt kan skrive inn tekst, tall, m.m. Begrenset til en linje.

  • Lang tekst:
    Likt som tekst, men støtter flere linjer.

  • Tagg:
    Et felt der man kan fritt legge inn et eller flere alternativer, eller opprette nye alternativer.

  • Tagg (forhåndsdefinert):
    Et felt der man kan velge et eller flere forhåndsdefinerte valg.

  • Enkeltvalg:
    Velg et alternativ blant flere forhåndsdefinerte valg.
Man kan laste ned/eksportere medlemslisten i Styreportalen fra fanen "Personer --> Medlemmer" ved å trykke på skyen med en pil i øvre høyre hjørnet.

NBListen vil bli eksportert slik den nå vises i tabellen. Altså med aktivt søk, filtrering og kolonner. 
Husk derfor å skru av/på ønsket kolonner, søk og filtrering før du eksporterer listen.

Om du ønsker å ha ut all data; skru av søk og filtrering, slå på alle kolonner, og slå på visning av sluttede medlemmer.
Foresatte kan legges til og knyttes til et medlem enten når man oppretter en person eller etter personen er opprettet.
Mer info om hvordan man legger til en foresatt under oppretting se spørsmålet "Hvordan legge til en ny person?" lengre opp på denne siden.

For å legge til en foresatt på en person finn først personen i en av listene under "Personer" og trykk på navnet til personen for å få opp mer detaljer om dem.
Trykk deretter på grønne "+"-knappen i boksen merket "Foresatte".

Vi anbefaler at du først søker etter navn, epost eller mobilnummer til den foresatte, siden de kan allerede være blitt lagt inn i organisasjonen.
Om du finner riktig foresatt trykk "Velg" knappen til høyre.
Hvis ikke riktig foresatt vises kan du opprette en ny ved å trykke "Opprett ny foresatt" nede til høyre.
Personer som skal ha en rolle/et verv legges inn på helt samme måte som man legger inn en annen person.
Se "Hvordan legge til en ny person?" over.

Etter personen er blitt lagt til i organisasjonen og har fått et medlemskap kan man tildele dem en rolle under "Oppsett --> Rolletildeling".

Legge en person til rollen:
  1. Under "Oppsett --> Rolletildeling" finn riktig rolle
  2. Trykk på "Legg til person" nederst i boksen for rollen
  3. Søk på navnet til personen du vil legge til og trykk "Legge til" 
  4. Personen vises nå under rolle med en varseltrekant til høyre for navnet
  5. Trykk på de tre prikkene til høyre for navnet. Velg "Gi tilgang" 
Når du trykker på menyvalget "Personer" i Styreportalen får du opp disse valgene; "Medlemmer", "Foresatte" og "Andre personer". Dette er forskjellige lister med personer:

  • Medlemmer: Dette er listen over alle medlemmer i deres organisasjon. Både aktive og tidligere/sluttede medlemmer finner med under denne listen. Så lenge personen har et medlemskap av typen "Medlem" vil personen vises her.

  • Foresatte: Her vises alle foresatte i deres organisasjon. Personer vil vises på flere lister, eks. om de har et eget medlemskap i tillegg til å være foresatt, men det er ikke sikkert at alle personer på denne liste har et medlemskap.

  • Andre personer: Dette er en liste over personer med medlemskap som ikke er av typen "Medlem". Vi anbefaler å bruke "Medlem"-listen til de fleste personer med medlemskap, men om deres organisasjon har en egen type medlemskap for styret, instruktører, etc. så kan disse legges på denne listen.
    "Andre personer"-listen kan også brukes til å registrere eksterne personer som ikke er et medlem.
I listene under "Personer" kan dere se tidligere/sluttede medlemmer. Disse vises ikke normalt, men man kan skru på visning av dem:

Trykk på "haken" i øvre høyre hjørnet av listen. Du ser nå sluttede personer i listen. Disse vil at "Status" satt til sluttet:

Fant du ikke svar på det du lurte på?

Spør om hjelp! Vi er klar til å svare på dine spørsmål.
Søk
Driftes av Styreportalen AS