Styrearbeid

Effektiviser styrearbeidet i organisasjonen

Kom i gang

Dette lurer folk på

Hvordan legger man til en mappe i filarkivet?

Du oppretter en mappe ved å trykk på "Opprett mappe"-ikonet øverst til høyre. Lignende som med filer vil mappe bli en under mappe om man har en mappe markert.

Hvem har tilgang til Styrearbeid?

Personer må være en del av styret i organisasjonen for å få tilgang til menyen "Styrearbeid". For å bli en del av styret må man ha en Styre-rolle. Dette kan tildeles en person under fanen "Oppsett --> Rolletildeling".

Hvor finner man åpne møtesaker?

Du kan finne åpne møtesaker enten under opprettelsen av et nytt møte eller ved å sjekke agendaen til et eksisterende møte.

Kan man flytte filer/mapper i filarkivet?

Ja, det er mulig å flytte på både mapper og filer i filarkivet. Det er bare å klikke-og-dra en fil/mappe inne over en annen mappe, så flyttes filen/mappen.

Kan man legge til flere saker på et møte etter det er startet?

Ja, man kan legge til og redigere saker og agenda etter de er opprettet eller under selve møte.
Dette gjøres ved å trykke på de tre prikkene bak tittelen på en sak:

Hvordan slette filer i filarkivet?

Du kan slette en fil ved først å trykke på filen slik at den blir markert med fet tekst. Trykk der etter på "Slett"-knappen i øvre høyre hjørnet av filarkivet.

Er det mulig å endre dato på et møte?

Ja, det er fult mulig å endre på datoen for et møte etter det først er opprettet. Dette gjøres ved å trykke på de tre prikkene helt til høyre for tittelen til møtet:

Hva er "Styrearbeid"?

Modulen for styrearbeid brukes av styret til å holde oversikt over styremøter og andre aktiviteter for styremedlemmer og evt. andre tillitsvalgte, samt at det finnes et filarkiv for dokumenter og en egen meldingstjeneste for styret.

Møter

1. Knapp for å legge til nytt møte
Ved å Bruke dette valget, legges funksjonalitet rundt møteinnkalling, saksnummerering osv. til arrangementet.

2. Filtreringsknapp

Filtrer hvilke aktiviteter som skal vises i listen

3. Vis arkiverte møter

Velg om du vil ta med møter som er merket "arkivert" i listen. Denne kan brukes til å hente opp gamle møter, etter at de er blitt "arkivert" som historisk. Arkivere gamle møter kan man f eks. gjøre som en årlig opprydding slik at ikke listen over møter som vises blir veldig lang. Et eksempel på slik rutine kan våre å arkivere alle møter som ligger to år tilbake i tid eller mer.

4. Styrekalender

Her vises alle arrangementer for styret. Styremøter som er blitt opprettet med (+)knappen øverst til venstre i bildet, og andre arrangementer for styret som er blitt opprettet med (+)knappen over kalenderen. Man åpner selve arrangementet ved å klikke på kalenderhendelsen. Hvis dette er et styremøte kommer man inn i redigeringsskjermbildet for styremøtet(slik det ser ut når man oppretter møtet). Er det et annet arrangement får man valget mellom å redigere eller slette.

5. Knapp for å legge til andre arrangement for styret.

Filer

Her kan man arkivere filer som er aktuelle for styret, etter ønsket katalogstruktur. Denne strukturen oppretter man ved å opprette mapper og legge til undermapper. Filer laset opp til katalogen når man har uthevet ønsket mappe og velger "Last opp fil". Systemet støtter også drag-and-drop, så du kan også bare dra filer inn i ønsket mappe.

1. Last opp

Trykk her for å laste opp en eller flere filer. De vil lastes opp til den markerte mappen. Filer og mapper kan flyttes ved klikk-og-dra.

2. Opprett mappe

Oppretter en ny mappe. Om det er markert en mappe vil den nye mappen opprettes som en undermappe.

3. Endre navn

Lar deg endre navn på den markerte filen eller mappen

4. Slett

Sletter den markerte filen eller mappen.

Hvordan opprette og forberede et møte?

Ved å klikke på "+"-knappen øverst til venstre under fanen “Møte”, starter man veiviseren for opprettelse av nytt styremøte.

Generell info

Velg "Tittel", dato, klokkeslett, m.m. for møtet. Klikk så "Lagre" for å gå videre til neste steg.

Velg møtedeltakere

Styreportalen foreslår møtedeltakere ut fra hvem som er registrert som styremedlemmer i systemet. Du kan enten dra styremedlemmer over til deltakerfeltet i møtet, dobbeltklikke på navnet eller klikk på "+"-tegnet for å markere de som skal være med. Om du markerer/drar inn feil, er det bare å dra navnet tilbake til listen. Du kan også søke blant andre medlemmer i organisasjonen, hvis det er andre enn styremedlemmer som skal være med på akkurat dette møtet.

Sette opp agenda

Det er tre måter man kan legge inn saker på et møte; legge inn et forslag til en sak, legge inn en åpen sak, og opprette en ny ska.

I boksen til høyre har du en liste over eksisterende saker. Dette er enten forslag til saker eller åpne saker.

Du kan redigere listen "Forslag til saker" ved å trykke på de tre prikkene i øvre høyre hjørnet av denne boksen.

Saker som ikke ble lukket på tidligere møter vises under listen "Åpne saker".

Du velger hvilke saker som skal bli med over i møtet, ved å dobbeltklikke eller dra saken over. Rekkefølgen på sakene kan du justere ved å dra de opp og ned i listen.

I boksen i midten merket "Agenda" er en liste over saker som er lagt inn på møtet.

Du kan opprett en helt ny sak ved å klikke på "+"-knappen nede til høyre i bildet.

Ved å trykke på en sak i denne listen kan du skrive inn eller redigere prosa på hver enkelt sak. Du kan også legge til aktuelle filer på hver enkelt sak.

Når alle saker er lagt til i listen, har du en fullstendig agenda.

Når du er fornøyd med agenda og møteinformasjon, klikk på "Ferdigstill møte" i nedre høyre hjørne.

Sende innkallingen

Du kan nå sende innkalling til møtet ved å klikke på "Send innkalling" nede til høyre.

Innkallingen blir da lagret også som en PDF inne på møtet, og møtedeltakerne får nå en innkalling på e-post.

Her svarer de inviterte møtedeltakerne om de kommer eller ikke.

Når deltakere svarer på innmeldingen vil deltakere flyttes inn i "Kommer" eller "Kommer ikke" boksene.

Bak hver av deltakerne i listen "Deltakere" til høyre er det en avkryssingsboks. Her bekrefter man hvem som faktisk er på møtet.

Når dere er klar til å starte møtet huker dere av bak navnet til personer som er til stedet, og trykke "Start møte" nede til høyre.

Gjennomføring av styremøtet

Under gjennomføringen av møtene får du opp en liste med alle sakene i møtet til høyre, og i midten får du info om saken du har åpen.

Du kan velge hvilken sak du jobber med ved å trykke på dem i listen til høyre.

I midten under deltaker får du opp tittel og beskrivelsen på saken du redigerer, deretter har du en boks merket "Referat" der du kan skrive et referat på saken.

Under referatet vises filer knyttet til saken. De kan vises og lastes ned ved å trykke på dem.

Når referat er skrevet skrevet kan du velge om du er ferdig med saken eller ønsker å lukke den. Om du ønsker å lukke saken huker du av for "Lukk denne saken" rett under referatet.

Sende eller last ned referat

Når alle sakene er ferdigbehandlet og det er laget et referat, vil sakene vises i listen til høyre med teksten “Referat opprettet”.

Man kan deretter sende eller laste ned et samlet referat fra møtet.

I boksen til høyre under saks-listen finner du til venstre to PDF-er. Til venstre er "Referatet" og til høyre er "Innmeldingen".

Hvis du trykker på en av PDF-ene får du valget å enten "Generere" eller "Laste ned". Om PDF-ikonet har en grå farge så er ikke den generert enda, trykk da på "Generer". Vi anbefaler å generere ny PDF før nedlasting eller ut sendelse, slik at man er sikker på at siste endringer er tatt med.

Om man trykker på "Send referat" i nedre høyre hjørnet vil man sende en epost til alle deltakere på møtet med en kopi av "Referatet".

Hvordan velge deltakere til møte?

Velg møtedeltakere

Hvordan sette opp en agenda/saksliste?